هوش مصنوعی در Word؛ آموزش نوشتن، ویرایش و خلاصه‌سازی اسناد

هوش مصنوعی در Word می‌تواند بخش بزرگی از کارهای تکراری مربوط به نوشتن و ویرایش اسناد را سریع‌تر کند. تهیه پیش‌نویس، اصلاح لحن، خلاصه کردن گزارش‌های طولانی، تبدیل یادداشت‌های پراکنده به صورت‌جلسه، استخراج وظایف، ساخت جدول و تنظیم نامه‌های اداری تنها چند نمونه از کاربردهای آن هستند.

بااین‌حال، استفاده درست از هوش مصنوعی برای ورد فقط به فشردن یک دکمه یا نوشتن جمله‌ای مانند «این متن را بهتر کن» محدود نمی‌شود. کیفیت نتیجه به اطلاعات ورودی، پرامپت، ساختار سند و فرایند بازبینی بستگی دارد.

در این مقاله سه روش اصلی استفاده از هوش مصنوعی در Microsoft Word را بررسی می‌کنیم:

1. استفاده از Copilot داخل Word
2. استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی در کنار Word
3. ساخت سیستم اختصاصی تولید فایل DOCX با API هوش مصنوعی درواره

در پایان نیز مجموعه‌ای از پرامپت‌های آماده فارسی، یک نمونه پروژه پایتون و چک‌لیست کنترل کیفیت در اختیار خواهید داشت.

هوش مصنوعی در Word چیست؟

منظور از هوش مصنوعی در Word، استفاده از مدل‌های زبانی برای تولید، تحلیل، بازنویسی یا سازمان‌دهی محتوای یک سند است.

این قابلیت ممکن است مستقیماً داخل Microsoft Word قرار داشته باشد؛ مانند Microsoft Copilot. همچنین می‌توان متن را در یک ابزار هوش مصنوعی پردازش کرد و نتیجه را به Word انتقال داد. کسب‌وکارها و توسعه‌دهندگان نیز می‌توانند با استفاده از API یک سامانه اختصاصی بسازند که اطلاعات خام را دریافت و فایل Word آماده تولید کند.

هوش مصنوعی می‌تواند در کارهای زیر به شما کمک کند:

• نوشتن پیش‌نویس اولیه
• بازنویسی متن فارسی
• رسمی یا ساده کردن لحن
• کوتاه کردن جمله‌های طولانی
• خلاصه‌سازی اسناد
• استخراج نکات کلیدی
• تبدیل یادداشت به گزارش
• تنظیم صورت‌جلسه
• تهیه نامه اداری
• نوشتن پروپوزال
• ساخت توضیحات محصول
• تبدیل متن به جدول
• استخراج وظایف و مسئولیت‌ها
• ساخت پرسش‌های متداول
• ترجمه و بومی‌سازی محتوا
• بررسی انسجام بخش‌های مختلف سند
• پیشنهاد عنوان و سرفصل
• تبدیل داده‌های ساختاریافته به گزارش متنی

نکته مهم این است که Word همچنان ابزار ویرایش و صفحه‌آرایی سند است. هوش مصنوعی محتوای پیشنهادی تولید می‌کند، اما مسئولیت بررسی اطلاعات، اعداد، نام‌ها، تاریخ‌ها و لحن نهایی بر عهده کاربر باقی می‌ماند.

روش اول: استفاده از Copilot در Word

Microsoft Copilot طبیعی‌ترین روش استفاده از هوش مصنوعی داخل Word است. این قابلیت می‌تواند از روی پرامپت، طرح کلی، یادداشت یا فایل مرجع یک پیش‌نویس بسازد. همچنین امکان بازنویسی متن انتخاب‌شده، تغییر لحن، کوتاه‌سازی، خلاصه کردن سند و پرسیدن سؤال درباره محتوای آن را فراهم می‌کند.

مایکروسافت قابلیت‌های Copilot در Word را در چهار گروه اصلی ایجاد محتوا، اصلاح متن، درک سند و همکاری روی فایل دسته‌بندی کرده است. دسترسی دقیق به این امکانات به نسخه Word، نوع حساب، اشتراک Microsoft 365 و تنظیمات سازمان بستگی دارد. راهنمای رسمی Copilot در Word

ساخت پیش‌نویس جدید با Copilot

برای تولید متن جدید:

1. یک سند خالی در Word باز کنید.
2. پنل Copilot یا گزینه Draft with Copilot را انتخاب کنید.
3. موضوع، مخاطب و ساختار موردنظر را توضیح دهید.
4. در صورت امکان، فایل یا اطلاعات مرجع را اضافه کنید.
5. گزینه Generate را بزنید.
6. نتیجه را بررسی کنید.
7. متن را نگه دارید، دوباره تولید کنید یا با یک دستور تکمیلی اصلاح کنید.

به‌جای نوشتن یک دستور کوتاه، اطلاعات کافی در اختیار مدل قرار دهید.

پرامپت ضعیف:

یک گزارش فروش بنویس.

پرامپت بهتر:

بر اساس اطلاعات زیر یک گزارش ماهانه فروش به زبان فارسی بنویس.

مخاطب: مدیرعامل
دوره گزارش: خرداد ۱۴۰۵
لحن: رسمی، دقیق و مدیریتی
طول: حدود ۸۰۰ کلمه

ساختار:
۱. خلاصه مدیریتی
۲. شاخص‌های اصلی
۳. مقایسه با ماه قبل
۴. دلایل رشد یا کاهش
۵. ریسک‌ها
۶. اقدامات پیشنهادی

فقط از اطلاعاتی که در ادامه ارائه می‌کنم استفاده کن. اگر داده‌ای وجود ندارد، آن را حدس نزن و با عبارت «اطلاعات کافی موجود نیست» مشخص کن.

اطلاعات:
[اطلاعات فروش را اینجا قرار دهید]

مایکروسافت نیز توصیه می‌کند در درخواست خود جزئیات و زمینه کافی ارائه کنید و در صورت امکان از طرح کلی یا فایل مرجع کمک بگیرید. آموزش رسمی ساخت پیش‌نویس با Copilot

بازنویسی متن در Word

یکی از کاربردی‌ترین قابلیت‌های هوش مصنوعی در Word، بازنویسی یک پاراگراف بدون تغییر پیام اصلی است.

برای انجام این کار:

1. متن موردنظر را انتخاب کنید.
2. گزینه Copilot را باز کنید.
3. Auto Rewrite یا گزینه مشابه را انتخاب کنید.
4. نسخه‌های پیشنهادی را مقایسه کنید.
5. نسخه مناسب را جایگزین متن اصلی کنید یا در زیر آن قرار دهید.

Copilot می‌تواند چند نسخه بازنویسی‌شده پیشنهاد کند. در نسخه‌های پشتیبانی‌شده، امکان تبدیل محتوای انتخابی به جدول نیز وجود دارد. راهنمای رسمی بازنویسی متن در Word

برای کنترل دقیق‌تر نتیجه، به‌جای بازنویسی خودکار از پرامپت استفاده کنید:

این متن را بازنویسی کن.

قواعد:
- مفهوم اصلی تغییر نکند.
- لحن رسمی و حرفه‌ای باشد.
- جمله‌های طولانی کوتاه شوند.
- اصطلاحات فنی حفظ شوند.
- عبارت تبلیغاتی اغراق‌آمیز اضافه نشود.
- خروجی به فارسی روان باشد.
- نیم‌فاصله و نشانه‌گذاری فارسی رعایت شود.

خلاصه کردن فایل Word

برای خلاصه‌سازی یک سند طولانی می‌توانید از Copilot بخواهید:

این سند را در حداکثر ۱۰ نکته خلاصه کن. برای هر نکته، در صورت امکان عنوان بخش مرتبط را نیز بنویس. اعداد، تاریخ‌ها و نام‌های مهم را عیناً حفظ کن.

یا:

از این سند یک خلاصه مدیریتی ۲۰۰ کلمه‌ای تهیه کن. خلاصه باید شامل مسئله اصلی، یافته‌های مهم، تصمیم‌های پیشنهادی و اقدامات بعدی باشد.

در نسخه‌های واجد شرایط، Word می‌تواند هنگام باز کردن بعضی اسناد خلاصه‌ای در بالای صفحه نمایش دهد. قابلیت و نحوه نمایش خلاصه به اشتراک، تنظیمات حساب و محل ذخیره فایل وابسته است. مستندات خلاصه‌سازی سند در Word

سؤال پرسیدن درباره یک سند

به‌جای مطالعه خط‌به‌خط یک فایل طولانی، می‌توانید درباره آن سؤال بپرسید:

هدف اصلی این سند چیست؟

تمام تاریخ‌ها و مهلت‌های ذکرشده در سند را استخراج کن.

چه تصمیم‌هایی در این سند ثبت شده‌اند؟

نام افراد، مسئولیت هر فرد و اقدام مورد انتظار از او را در یک جدول بنویس.

آیا بین بخش‌های مختلف این سند تناقضی وجود دارد؟ موارد احتمالی را با اشاره به عنوان بخش‌ها فهرست کن.

این سند چه سؤالات مهمی را بدون پاسخ گذاشته است؟

هنگام پرسش درباره سند، صریحاً مشخص کنید که پاسخ فقط باید از محتوای همان فایل استخراج شود:

فقط بر اساس محتوای همین سند پاسخ بده. اگر پاسخ در سند وجود ندارد، بنویس «در سند ذکر نشده است».

این جمله احتمال اضافه شدن اطلاعات نامرتبط را کاهش می‌دهد.

روش دوم: استفاده از ابزار هوش مصنوعی در کنار Word

اگر Copilot در نسخه Word شما فعال نیست، همچنان می‌توانید از یک ابزار هوش مصنوعی برای آماده‌سازی متن استفاده کنید.

گردش‌کار ساده به این شکل است:

1. متن یا یادداشت اولیه را آماده کنید.
2. اطلاعات لازم و نتیجه مورد انتظار را در یک پرامپت بنویسید.
3. خروجی را از ابزار هوش مصنوعی دریافت کنید.
4. آن را در Word قرار دهید.
5. Headingها، جدول‌ها، فهرست‌ها و استایل‌ها را تنظیم کنید.
6. اطلاعات و انسجام متن را بررسی کنید.
7. نسخه نهایی را با فرمت DOCX یا PDF ذخیره کنید.

این روش برای کاربران فارسی‌زبان انعطاف‌پذیر است؛ زیرا می‌توانند پرامپت را دقیقاً متناسب با لحن سازمان، اصطلاحات تخصصی و قالب موردنیاز خود تنظیم کنند.

ساخت یک سند حرفه‌ای از یادداشت‌های پراکنده

فرض کنید یادداشت‌های جلسه به شکل زیر هستند:

جلسه کمپین تابستان
بودجه پیشنهادی ۳۰۰ میلیون
شروع ۱۵ مرداد
تمرکز روی کاربران جدید
سارا مسئول طراحی
علی مسئول تبلیغات
نسخه اولیه تا ۵ مرداد
اندازه‌گیری براساس ثبت‌نام و خرید
جلسه بعد دوشنبه

این پرامپت می‌تواند یادداشت‌ها را به صورت‌جلسه تبدیل کند:

یادداشت‌های زیر را به یک صورت‌جلسه رسمی فارسی تبدیل کن.

ساختار خروجی:
- عنوان جلسه
- هدف جلسه
- تصمیم‌های نهایی
- اقدامات بعدی
- مسئول هر اقدام
- مهلت انجام
- شاخص‌های ارزیابی
- زمان جلسه بعدی

اطلاعاتی را که در یادداشت‌ها وجود ندارد حدس نزن. موارد نامشخص را با برچسب «نیازمند تکمیل» مشخص کن.

یادداشت‌ها:
[یادداشت‌ها]

بعد از دریافت خروجی، آن را در Word قرار دهید و جدول اقدامات را با ستون‌های زیر بسازید:

بهترین فرایند تولید سند با هوش مصنوعی

تولید یک سند کامل با یک پرامپت معمولاً بهترین نتیجه را نمی‌دهد. روش حرفه‌ای، تقسیم کار به چند مرحله است.

مرحله اول: تعریف هدف سند

پیش از استفاده از هوش مصنوعی به این پرسش‌ها پاسخ دهید:

• سند برای چه کسی نوشته می‌شود؟
• هدف آن اطلاع‌رسانی، آموزش، متقاعدسازی یا ثبت تصمیم است؟
• مخاطب چقدر با موضوع آشناست؟
• متن باید رسمی، دوستانه، دانشگاهی یا فنی باشد؟
• حداکثر طول سند چقدر است؟
• کدام اطلاعات حتماً باید در آن قرار بگیرد؟
• چه مواردی نباید در متن اضافه شود؟

نمونه تعریف هدف:

می‌خواهم یک گزارش دوصفحه‌ای برای مدیر غیرتخصصی تهیه کنم. هدف گزارش، توضیح وضعیت پروژه و دریافت تأیید برای مرحله بعد است. متن باید رسمی، کوتاه و قابل اسکن باشد و وارد جزئیات فنی غیرضروری نشود.

مرحله دوم: آماده‌سازی اطلاعات مرجع

اطلاعات خام را پیش از ارسال دسته‌بندی کنید:

موضوع:
مخاطب:
هدف:
حقایق و داده‌ها:
اعداد مهم:
افراد و مسئولیت‌ها:
محدودیت‌ها:
لحن:
ساختار خروجی:
موارد ممنوع:

این قالب از پراکندگی اطلاعات جلوگیری می‌کند و احتمال تولید محتوای نادرست را کاهش می‌دهد.

مرحله سوم: ساخت طرح کلی

ابتدا فقط ساختار سند را بخواهید:

برای یک گزارش ارزیابی عملکرد فصلی، طرح کلی حرفه‌ای پیشنهاد بده. مخاطب مدیرعامل است و سند نباید بیشتر از پنج صفحه باشد. در این مرحله متن کامل تولید نکن؛ فقط عنوان، سرفصل‌ها و هدف هر بخش را بنویس.

طرح کلی را بررسی و اصلاح کنید. سپس تولید متن را بخش‌به‌بخش ادامه دهید.

مرحله چهارم: نوشتن هر بخش

بخش «خلاصه مدیریتی» را بر اساس اطلاعات زیر بنویس.

محدودیت‌ها:
- حداکثر ۱۸۰ کلمه
- بدون مقدمه عمومی
- شامل نتیجه اصلی، مهم‌ترین عدد و اقدام پیشنهادی
- بدون ساختن آمار جدید
- لحن رسمی و مستقیم

اطلاعات:
[اطلاعات]

مرحله پنجم: بازنویسی و یکدست‌سازی

پس از نوشتن تمام بخش‌ها، متن را از نظر لحن و واژگان یکدست کنید:

بخش‌های زیر توسط افراد مختلف نوشته شده‌اند. آن‌ها را از نظر لحن، زمان افعال، شیوه نوشتن اصطلاحات و سطح رسمی بودن یکدست کن.

هیچ عدد، نام، تاریخ یا نتیجه‌ای را تغییر نده. بخش‌ها و عنوان‌های اصلی را نیز حفظ کن.

مرحله ششم: کنترل اطلاعات

از مدل بخواهید ادعاهای نیازمند بررسی را جدا کند:

متن زیر را بررسی و تمام جمله‌هایی را که شامل عدد، تاریخ، نام، نقل‌قول، ادعای قطعی یا رابطه علت و معلولی هستند در یک فهرست استخراج کن. درستی آن‌ها را تأیید نکن؛ فقط مواردی را که باید توسط انسان بررسی شوند مشخص کن.

مرحله هفتم: صفحه‌آرایی در Word

برای یک سند حرفه‌ای:

• عنوان اصلی را با Title مشخص کنید.
• بخش‌های اصلی را با Heading 1 تنظیم کنید.
• زیربخش‌ها را با Heading 2 و Heading 3 بنویسید.
• از فهرست‌های شماره‌دار برای مراحل استفاده کنید.
• داده‌های مقایسه‌ای را در جدول قرار دهید.
• برای نکات مهم از Bold استفاده کنید.
• فاصله قبل و بعد از پاراگراف‌ها را یکسان نگه دارید.
• جهت پاراگراف‌های فارسی را Right-to-Left تنظیم کنید.
• از چند فونت مختلف در یک سند استفاده نکنید.
• فهرست مطالب را از مسیر References و Table of Contents بسازید.
• شماره صفحه و مشخصات سند را در Header یا Footer قرار دهید.

استفاده صحیح از Headingها فقط ظاهر سند را بهتر نمی‌کند؛ بلکه ساخت فهرست مطالب و جابه‌جایی بین بخش‌ها را نیز آسان‌تر می‌سازد.

پرامپت جامع برای نوشتن سند در Word

قالب زیر برای بیشتر اسناد اداری و حرفه‌ای قابل استفاده است:

نقش شما:
به‌عنوان ویراستار و نویسنده حرفه‌ای فارسی عمل کن.

وظیفه:
بر اساس اطلاعات مرجع، یک [نوع سند] تهیه کن.

مخاطب:
[مخاطب سند]

هدف:
[هدف سند]

لحن:
[رسمی، نیمه‌رسمی، آموزشی، مدیریتی یا فنی]

طول:
[تعداد کلمه یا صفحه تقریبی]

ساختار:
۱. [بخش اول]
۲. [بخش دوم]
۳. [بخش سوم]
۴. [بخش چهارم]

قواعد:
- فقط از اطلاعات مرجع استفاده کن.
- اطلاعات، عدد یا نقل‌قول جدید نساز.
- موارد نامشخص را با عبارت «نیازمند تکمیل» مشخص کن.
- پاراگراف‌ها کوتاه و خوانا باشند.
- از تکرار غیرضروری جلوگیری کن.
- اصطلاحات انگلیسی را در اولین استفاده کنار معادل فارسی قرار بده.
- نشانه‌گذاری و نیم‌فاصله فارسی را رعایت کن.
- عنوان‌ها به‌گونه‌ای نوشته شوند که بتوان آن‌ها را به Headingهای Word تبدیل کرد.
- در پایان، یک چک‌لیست از اطلاعات نیازمند بررسی ارائه بده.

اطلاعات مرجع:
[اطلاعات خود را اینجا وارد کنید]

پرامپت‌های آماده برای هوش مصنوعی در Word

تبدیل متن غیررسمی به نامه اداری

متن زیر را به یک نامه اداری رسمی تبدیل کن.

خروجی شامل این بخش‌ها باشد:
- موضوع
- خطاب مناسب
- مقدمه کوتاه
- درخواست یا پیام اصلی
- اقدام مورد انتظار
- پایان‌بندی محترمانه

لحن رسمی باشد، اما از عبارت‌های پیچیده و قدیمی اداری استفاده نکن. اطلاعات جدید اضافه نکن.

متن اولیه:
[متن]

کوتاه کردن متن بدون حذف نکات اصلی

این متن را حدود ۳۰ درصد کوتاه‌تر کن. تمام اعداد، نام‌ها، تصمیم‌ها و نتیجه اصلی باید حفظ شوند. جمله‌های تکراری و توضیحات کم‌اهمیت را حذف کن.

ساده‌سازی متن تخصصی

این متن تخصصی را برای مدیری بازنویسی کن که با جزئیات فنی موضوع آشنا نیست. اصطلاحات ضروری را حفظ و در اولین استفاده با یک توضیح کوتاه تعریف کن. از مثال ساده استفاده کن، اما اطلاعات جدید نساز.

تبدیل متن به جدول

اطلاعات متن زیر را به یک جدول تبدیل کن.

ستون‌ها:
- موضوع
- وضعیت فعلی
- مسئول
- مهلت
- اقدام بعدی

اگر مقدار یک ستون در متن وجود ندارد، عبارت «مشخص نشده» را بنویس.

استخراج کارها از صورت‌جلسه

از متن جلسه، تمام اقدام‌های قابل انجام را استخراج کن.

خروجی را به شکل جدول ارائه بده:
- ردیف
- اقدام
- مسئول
- مهلت
- وابستگی
- معیار تکمیل

فقط مواردی را بنویس که در متن به آن‌ها اشاره شده است.

بررسی انسجام سند

این سند را از نظر انسجام بررسی کن و موارد زیر را گزارش بده:
- تکرار مطالب
- تناقض احتمالی
- پرش منطقی بین بخش‌ها
- اصطلاحات تعریف‌نشده
- عنوان‌های نامتناسب با محتوا
- نتیجه‌گیری‌های بدون مقدمه
- بخش‌های بیش‌ازحد طولانی

در این مرحله متن را بازنویسی نکن. فقط مشکل، محل تقریبی آن و پیشنهاد اصلاح را بنویس.

اصلاح نگارش فارسی

متن زیر را از نظر نگارش فارسی ویرایش کن.

موارد مورد بررسی:
- نیم‌فاصله
- فاصله‌گذاری
- نشانه‌گذاری فارسی
- جمله‌های طولانی
- کاربرد نادرست جمع
- فعل‌های نامتناسب
- تکرار واژه‌ها
- یکدستی اعداد فارسی
- شیوه نوشتن واژه‌های انگلیسی

معنا و اطلاعات متن را تغییر نده.

ساخت خلاصه مدیریتی

از این سند یک خلاصه مدیریتی تهیه کن.

خلاصه باید شامل این موارد باشد:
- موضوع اصلی
- وضعیت فعلی
- سه یافته مهم
- مهم‌ترین عدد یا شاخص
- ریسک‌ها
- تصمیم موردنیاز
- اقدام بعدی

حداکثر طول: ۲۵۰ کلمه
مخاطب: مدیر ارشد

مقایسه دو نسخه سند

نسخه اول و نسخه دوم سند را مقایسه کن.

تغییرات را در چهار گروه قرار بده:
۱. اطلاعات اضافه‌شده
۲. اطلاعات حذف‌شده
۳. تغییر در اعداد، تاریخ‌ها یا نام‌ها
۴. تغییر در لحن یا نتیجه‌گیری

درباره بهتر بودن نسخه‌ها قضاوت نکن؛ فقط تغییرات را دقیق گزارش بده.

نسخه اول:
[متن نسخه اول]

نسخه دوم:
[متن نسخه دوم]

نکات مهم برای نوشتن فارسی در Word با هوش مصنوعی

متن فارسی به کنترل‌هایی نیاز دارد که در محتوای انگلیسی کمتر دیده می‌شوند.

جهت نوشتن را بررسی کنید

متن فارسی باید راست‌به‌چپ باشد. پس از انتقال محتوا به Word:

• جهت پاراگراف را روی Right-to-Left قرار دهید.
• تراز متن را متناسب با قالب سند تنظیم کنید.
• جهت جدول‌ها را بررسی کنید.
• شماره‌گذاری فهرست‌ها را کنترل کنید.
• محل پرانتزها و نشانه‌ها را در متن‌های ترکیبی بررسی کنید.

نگارش واژه‌های فارسی و انگلیسی را یکدست کنید

در اولین استفاده می‌توانید هر دو شکل را بنویسید:

• هوش مصنوعی (AI)
• پرامپت (Prompt)
• مایکروسافت ورد (Microsoft Word)
• افزونه (Add-in)
• افز- رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API)

در ادامه متن، شکل فارسی را در اولویت قرار دهید؛ مگر اینکه نام محصول، فرمان یا قطعه کد باشد.

اعداد را یکدست نگه دارید

در اسناد فارسی رسمی معمولاً بهتر است اعداد فارسی باشند. در کد، URL، شماره نسخه، نام مدل و داده‌های فنی می‌توان اعداد لاتین را حفظ کرد.

ترکیب بدون قاعده اعداد فارسی و لاتین ظاهر سند را نامنظم می‌کند.

نیم‌فاصله را فراموش نکنید

نمونه‌های صحیح:

• می‌شود
• نوشته‌شده
• به‌صورت
• هوش مصنوعی
• برنامه‌ریزی
• تصمیم‌گیری

می‌توانید در مرحله نهایی از هوش مصنوعی بخواهید فقط نیم‌فاصله و نشانه‌گذاری را اصلاح کند، اما خروجی را حتماً در Word بازبینی کنید.

ساخت خودکار فایل Word با API هوش مصنوعی درواره

اگر مرتباً گزارش، نامه، شرح محصول یا صورت‌جلسه تولید می‌کنید، کپی و چسباندن دستی متن مناسب نخواهد بود. در این حالت می‌توانید یک گردش‌کار اختصاصی بسازید که:

1. اطلاعات خام را دریافت کند.
2. آن‌ها را برای مدل هوش مصنوعی ارسال کند.
3. متن ساختاریافته تولید کند.
4. نتیجه را داخل فایل DOCX قرار دهد.
5. فایل نهایی را برای دانلود یا بررسی آماده کند.

درواره یک ویرایشگر Word یا افزونه آماده Microsoft Office نیست؛ بلکه زیرساخت دسترسی API به مدل‌های هوش مصنوعی را فراهم می‌کند. بنابراین توسعه‌دهندگان می‌توانند با استفاده از API درواره، تولید سند را به پنل سازمانی، CRM، سامانه منابع انسانی یا نرم‌افزار داخلی خود اضافه کنند.

نصب کتابخانه‌ها

در این مثال از پایتون، کتابخانه OpenAI و python-docx استفاده می‌کنیم:

pip install openai python-docx

تنظیم متغیر محیطی

کلید API را مستقیماً داخل کد قرار ندهید.

Linux و macOS:

export DARVAREH_API_KEY="YOUR_API_KEY"

PowerShell:

$env:DARVAREH_API_KEY="YOUR_API_KEY"

نمونه کد تولید گزارش و ذخیره در Word

import os

from docx import Document
from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH
from docx.oxml import OxmlElement
from docx.oxml.ns import qn
from openai import OpenAI


client = OpenAI(
    api_key=os.environ["DARVAREH_API_KEY"],
    base_url="https://api.darvareh.ir/v1",
)


def set_rtl(paragraph):
    paragraph.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.RIGHT

    paragraph_properties = paragraph._p.get_or_add_pPr()
    bidi = OxmlElement("w:bidi")
    paragraph_properties.append(bidi)

    for run in paragraph.runs:
        run_properties = run._r.get_or_add_rPr()
        rtl = OxmlElement("w:rtl")
        run_properties.append(rtl)


notes = """
عنوان پروژه: بهبود فرایند پاسخ‌گویی به مشتریان
هدف: کاهش زمان پاسخ اولیه
وضعیت فعلی: میانگین پاسخ اولیه ۴ ساعت
هدف فصل آینده: رسیدن به کمتر از ۲ ساعت
اقدامات پیشنهادی: دسته‌بندی درخواست‌ها، ساخت پاسخ‌های استاندارد،
اندازه‌گیری هفتگی زمان پاسخ
"""

prompt = f"""
بر اساس یادداشت‌های زیر یک گزارش رسمی فارسی تهیه کن.

ساختار:
عنوان گزارش
خلاصه مدیریتی
وضعیت فعلی
هدف
اقدامات پیشنهادی
شاخص‌های ارزیابی
جمع‌بندی

قواعد:
- فقط از اطلاعات ارائه‌شده استفاده کن.
- آمار و اطلاعات جدید نساز.
- متن حدود ۶۰۰ کلمه باشد.
- پاراگراف‌ها کوتاه و مناسب انتقال به Word باشند.
- برای هر بخش، عنوان جداگانه بنویس.
- نشانه‌گذاری و نیم‌فاصله فارسی را رعایت کن.

یادداشت‌ها:
{notes}
"""

response = client.chat.completions.create(
    model="YOUR_MODEL_ID",
    messages=[
        {
            "role": "system",
            "content": (
                "شما یک نویسنده و ویراستار حرفه‌ای اسناد فارسی هستید. "
                "نباید اطلاعاتی خارج از منابع کاربر تولید کنید."
            ),
        },
        {
            "role": "user",
            "content": prompt,
        },
    ],
    temperature=0.3,
)

generated_text = response.choices[0].message.content

document = Document()

title = document.add_heading("گزارش پروژه", level=0)
set_rtl(title)

for block in generated_text.split("\n"):
    block = block.strip()

    if not block:
        continue

    paragraph = document.add_paragraph(block)
    set_rtl(paragraph)

document.save("project-report.docx")

print("فایل project-report.docx ساخته شد.")

در کد بالا:

• آدرس پایه API برابر https://api.darvareh.ir/v1 است.
• کلید دسترسی از متغیر محیطی خوانده می‌شود.
• به‌جای YOUR_MODEL_ID باید شناسه مدل درواره موردنظر را قرار دهید.
• مقدار Temperature پایین انتخاب شده تا خروجی گزارش نسبتاً پایدار و دقیق باشد.
• متن تولیدشده در فایل DOCX ذخیره می‌شود.
• جهت پاراگراف‌ها برای متن فارسی روی راست‌به‌چپ تنظیم می‌شود.

برای مشاهده مدل‌های در دسترس و هزینه به‌روز آن‌ها، صفحه مدل‌ها و قیمت‌های درواره را بررسی کنید.

نسخه بهتر برای محیط واقعی

نمونه بالا برای شروع مناسب است، اما در یک سامانه واقعی بهتر است خروجی مدل را ساختاریافته دریافت کنید. برای مثال:

{
  "title": "گزارش بهبود پاسخ‌گویی به مشتریان",
  "executive_summary": "...",
  "current_status": "...",
  "goal": "...",
  "actions": [
    {
      "title": "دسته‌بندی درخواست‌ها",
      "owner": "مشخص نشده",
      "deadline": "مشخص نشده"
    }
  ],
  "metrics": [
    "میانگین زمان پاسخ اولیه"
  ],
  "conclusion": "..."
}

سپس برنامه می‌تواند:

• عنوان را با استایل Title ایجاد کند.
• هر بخش را با Heading مناسب بنویسد.
• اقدامات را به جدول تبدیل کند.
• Header و Footer اضافه کند.
• نام فایل را بر اساس عنوان و تاریخ بسازد.
• قالب ثابت سازمان را روی سند اعمال کند.

این روش از تفسیر متن آزاد مطمئن‌تر است و کنترل بیشتری روی ساختار فایل Word ایجاد می‌کند.

کاربردهای سازمانی تولید فایل Word با API

اتصال هوش مصنوعی به فرایند تولید اسناد می‌تواند در سناریوهای مختلف استفاده شود:

تولید گزارش دوره‌ای

اطلاعات از پایگاه داده یا فایل اکسل دریافت می‌شود و سیستم یک گزارش Word شامل خلاصه، شاخص‌ها و توضیحات تولید می‌کند.

تبدیل فرم به نامه

کاربر یک فرم را تکمیل می‌کند و سامانه اطلاعات آن را در قالب نامه رسمی قرار می‌دهد.

تولید پیش‌نویس پروپوزال

اطلاعات مشتری، مسئله، راهکار، زمان‌بندی و خروجی‌ها دریافت می‌شوند و پیش‌نویس پروپوزال ساخته می‌شود.

تنظیم صورت‌جلسه

متن پیاده‌سازی‌شده جلسه به تصمیم‌ها، وظایف، مسئولان و مهلت‌ها تبدیل می‌شود.

تولید توضیحات محصولات

اطلاعات ساختاریافته هر محصول به توضیح قابل استفاده در کاتالوگ یا سند معرفی تبدیل می‌شود.

ساخت گزارش خدمات مشتریان

درخواست‌های ثبت‌شده دسته‌بندی و به گزارشی شامل مسائل پرتکرار، روندها و پیشنهادهای عملی تبدیل می‌شوند.

چگونه دقت سند تولیدشده را افزایش دهیم؟

مدل را به منبع محدود کنید

در پرامپت بنویسید:

فقط از اطلاعات ارائه‌شده استفاده کن. اگر داده‌ای وجود ندارد، آن را حدس نزن.

اطلاعات را از دستور جدا کنید

از عنوان‌های مشخص استفاده کنید:

دستور:
[...]

اطلاعات مرجع:
[...]

قالب خروجی:
[...]

برای اعداد حساسیت بیشتری در نظر بگیرید

پرامپت مناسب:

تمام اعداد خروجی باید دقیقاً در اطلاعات مرجع وجود داشته باشند. عدد جدید محاسبه یا تولید نکن، مگر اینکه فرمول محاسبه صریحاً در دستور ارائه شده باشد.

متن طولانی را بخش‌بندی کنید

برای یک سند طولانی:

1. ابتدا طرح کلی بسازید.
2. برای هر بخش ورودی مرتبط ارسال کنید.
3. بخش‌ها را جداگانه تولید کنید.
4. در پایان لحن را یکدست کنید.
5. یک مرحله کنترل تناقض اجرا کنید.

نسخه اصلی و خروجی هوش مصنوعی را نگه دارید

قبل از جایگزینی متن، نسخه اولیه را حفظ کنید. این کار مقایسه تغییرات و بازگرداندن اطلاعات حذف‌شده را آسان‌تر می‌کند.

اشتباهات رایج در استفاده از هوش مصنوعی برای Word

درخواست بسیار کلی

دستور «این را بهتر کن» مشخص نمی‌کند بهتر شدن به چه معناست.

بهتر است بنویسید:

متن را رسمی‌تر، ۲۰ درصد کوتاه‌تر و برای مدیر غیرتخصصی قابل‌فهم‌تر کن. اعداد و اصطلاحات محصول را تغییر نده.

تولید کل سند در یک مرحله

یک پرامپت بزرگ ممکن است باعث تکرار، حذف جزئیات یا ناهماهنگی شود. تولید بخش‌به‌بخش معمولاً نتیجه قابل‌کنترل‌تری دارد.

اعتماد کامل به اطلاعات خروجی

مدل زبانی ممکن است اطلاعاتی تولید کند که در منابع شما وجود ندارد. نام‌ها، عددها، تاریخ‌ها، نقل‌قول‌ها و نتیجه‌گیری‌ها باید بررسی شوند.

نادیده گرفتن قالب Word

متن خوب بدون Heading، فاصله‌گذاری، جدول و ساختار بصری مناسب همچنان یک سند ضعیف است.

درخواست‌های متناقض

برای مثال، درخواست «گزارش کاملاً جامع» همراه با محدودیت «حداکثر ۲۰۰ کلمه» ممکن است خروجی ناقص ایجاد کند. اولویت‌ها را روشن کنید.

اصلاح هم‌زمان همه‌چیز

اگر از مدل بخواهید هم‌زمان متن را کوتاه، ترجمه، رسمی، ساده و تبلیغاتی کند، کنترل نتیجه دشوار می‌شود. هر مرحله را جداگانه انجام دهید.

استفاده بیش‌ازحد از لحن ماشینی

عبارت‌های کلی، مقدمه‌های طولانی، تکرار نتیجه و استفاده زیاد از فهرست‌ها می‌تواند متن را مصنوعی نشان دهد. از مدل بخواهید مستقیم وارد موضوع شود و ادعاهای عمومی را حذف کند.

چک‌لیست نهایی سند Word

پیش از انتشار یا ارسال سند، موارد زیر را بررسی کنید:

• آیا هدف سند در ابتدای آن مشخص است؟
• آیا متن برای مخاطب موردنظر قابل‌فهم است؟
• آیا تمام نام‌ها درست نوشته شده‌اند؟
• آیا عددها با منبع اصلی مطابقت دارند؟
• آیا تاریخ‌ها و مهلت‌ها کنترل شده‌اند؟
• آیا اطلاعاتی خارج از منابع به متن اضافه شده است؟
• آیا اصطلاحات در سرا؟
  سر سند یکدست هستند؟
• آیا جمله‌های تکراری حذف شده‌اند؟
• آیا عنوان‌ها با محتوای بخش‌ها مطابقت دارند؟
• آیا Headingهای Word به‌درستی استفاده شده‌اند؟
• آیا جهت تمام پاراگراف‌های فارسی راست‌به‌چپ است؟
• آیا جدول‌ها در صفحه به‌درستی نمایش داده می‌شوند؟
• آیا فونت و اندازه متن یکدست است؟
• آیا فهرست مطالب به‌روز شده است؟
• آیا Header، Footer و شماره صفحات صحیح هستند؟
• آیا نام فایل واضح و نسخه سند مشخص است؟
• آیا فایل نهایی روی دستگاه دیگری آزمایش شده است؟
• آیا نسخه PDF نیز از نظر شکست صفحه بررسی شده است؟

سؤالات متداول

آیا Word هوش مصنوعی دارد؟

بله. قابلیت Microsoft Copilot در نسخه‌ها و اشتراک‌های واجد شرایط Word ارائه می‌شود و می‌تواند در نوشتن، بازنویسی، خلاصه‌سازی و تحلیل سند کمک کند. نوع دقیق امکانات به نسخه، اشتراک و تنظیمات حساب بستگی دارد.

آیا می‌توان بدون Copilot از هوش مصنوعی در Word استفاده کرد؟

بله. می‌توانید متن را در یک ابزار هوش مصنوعی تولید یا ویرایش کنید و سپس به سپس Word انتقال دهید. توسعه‌دهندگان نیز می‌توانند با API درواره فایل Word را به‌صورت خودکار تولید کنند.

آیا هوش مصنوعی می‌تواند فایل Word بسازد؟

بله. با زبان‌هایی مانند پایتون می‌توان متن را از API هوش مصنوعی دریافت و با کتابخانه‌هایی مانند python-docx داخل فایل DOCX ذخیره کرد.

بهترین پرامپت برای نوشتن متن در Word چیست؟

بهترین پرامپت باید نوع سند، هدف، مخاطب، لحن، طول، ساختار، اطلاعات مرجع و محدودیت‌ها را مشخص کند. یک پرامپت واحد برای تمام اسناد وجود ندارد.

چگونه فایل Word را با هوش مصنوعی خلاصه کنیم؟

در Copilot می‌توانید از گزینه خلاصه‌سازی یا پنل گفت‌وگو استفاده کنید. در ابزارهای دیگر نیز می‌توان متن سند را ارائه کرد و از مدل خواست فقط بر اساس همان محتوا خلاصه تولید کند.

آیا هوش مصنوعی برای نامه اداری مناسب است؟

بله، به‌خصوص برای آماده کردن پیش‌نویس، اصلاح لحن و کوتاه کردن جمله‌ها. بااین‌حال، نام گیرنده، موضوع، تاریخ، شماره‌ها و درخواست نهایی باید توسط کاربر کنترل شوند.

آیا هوش مصنوعی نگارش فارسی را درست اصلاح می‌کند؟

مدل‌های مناسب می‌توانند بسیاری از مشکلات نگارشی را پیدا کنند، اما کیفیت در تمام مدل‌ها یکسان نیست. نیم‌فاصله، نشانه‌گذاری، اصطلاحات تخصصی و جمله‌های دارای واژه‌های انگلیسی باید در Word بازبینی شوند.

آیا درواره افزونه Word ارائه می‌کند؟

درواره در این کاربرد، زیرساخت API هوش مصنوعی است و نباید آن را با یک ویرایشگر یا افزونه آماده Word اشتباه گرفت. توسعه‌دهندگان می‌توانند از API درواره برای ساخت افزونه، سامانه تولید گزارش یا سرویس اختصاصی تولید فایل DOCX استفاده کنند.

جمع‌بندی

هوش مصنوعی در Word می‌تواند فرایند نوشتن و مدیریت اسناد را از یک اس کار دستی و زمان‌بر به یک گردش‌کار سریع و ساختاریافته تبدیل کند. تهیه پیش‌نویس، بازنویسی، خلاصه‌سازی، استخراج وظایف و تبدیل اطلاعات خام به گزارش از مهم‌ترین کاربردهای آن هستند.

برای استفاده شخصی، Copilot داخل Word یا یک ابزار هوش مصنوعی در کنار Word می‌تواند کافی باشد. اما اگر سازمان شما به‌صورت مداوم گزارش، نامه، پروپوزال یا صورت‌جلسه تولید می‌کند، اتصال API هوش مصنوعی به سیستم داخلی راهکار مقیاس‌پذیرتری خواهد بود.

برای شروع:

1. هدف و مخاطب سند را مشخص کنید.
2. اطلاعات مرجع را ساختاریافته آماده کنید.
3. ابتدا طرح کلی بسازید.
4. محتوا را بخش‌به‌بخش تولید کنید.
5. اعداد و ادعاها را بررسی کنید.
6. سند را با Heading، جدول و استایل‌های Word قالب‌بندی کنید.
7. نسخه نهایی را از نظر نگارش و صفحه‌آرایی کنترل کنید.

برای ساخت ابزارهای تولید و پردازش اسناد با مدل‌های مختلف هوش مصنوعی، می‌توانید از API هوش مصنوعی درواره استفاده کنید. فهرست مدل‌ها و اطلاعات به‌روز هزینه نیز در صفحه مدل‌های درواره/models در دسترس است.

مقالات مرتبط

• نوشتن ایمیل با هوش مصنوعی؛ ایمیل رسمی، اداری و انگلیسی
• نوشتن پروپوزال با هوش مصنوعی؛ پیشنهاد کاری و پروژه حرفه‌ای
• خلاصه کردن متن با هوش مصنوعی؛ مقاله، کتاب و PDF
• مقاله‌نویسی با هوش مصنوعی؛ آموزش مقاله حرفه‌ای و سئو
• تبدیل دست‌خط به متن با هوش مصنوعی
• ساخت پاورپوینت با هوش مصنوعی؛ آموزش کامل و کاربردی
• آموزش جامع پرامپت‌نویسی

برای مطالعه شرایط استفاده و محدودیت‌های مسئولیت، صفحه «سلب مسئولیت» را مشاهده کنید.